■概要
フォームからの回答があった際、特定条件に応じて手作業で契約書を作成し送信、さらにその情報を表計算ソフトに転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか？
特に DocuSign でのエンベロープ準備や Microsoft Excel への正確な入力は、ミスが許されないため大きな負荷になりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームの特定条件に合う回答をきっかけに、DocuSignでのエンベロープ送信とMicrosoft Excelへの情報追加が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム回答後、DocuSignでの契約処理やMicrosoft Excelへの記録を手作業で行っている方
- DocuSignとMicrosoft Excel間の情報連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
- 定型的な契約プロセスにおけるヒューマンエラーを減らし、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの特定条件に合う回答をトリガーに、DocuSignでのエンベロープ送信とMicrosoft Excelへの記録が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのデータ入力や契約書送信作業がなくなることで、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止につながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、使用するフォームを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、フォームの回答内容に応じた条件を設定します。例えば、特定の回答があった場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- 条件に合致した場合のオペレーションとして、DocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定します。ここでは、使用するテンプレートや送信先などを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、エンベロープの送信情報やフォームの回答内容などを指定したファイルに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、自動化の起点としたいフォームを任意のものに設定してください。
- 分岐機能では、フォームの回答内容に基づいて、どのような条件のときにDocuSignの処理に進むかを任意で設定してください。
- DocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションでは、実際に使用するアカウントID、テンプレートID、そしてエンベロープの受信者（氏名、メールアドレスなど）を任意で設定してください。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、どのファイルに、フォームのどの回答やDocuSignの送信情報など、どのような値を記録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSignとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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