■概要
フォームへの回答があった後、DocuSignでエンベロープを送信し、その内容をMicrosoft Excelへ記録、さらにメールで関係者に通知するという一連の業務は、手作業で行うと時間もかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答を起点として、DocuSignでのエンベロープ送信からMicrosoft Excelへのデータ追加、そしてメール通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム回答後の契約書作成や顧客管理にDocuSignやMicrosoft Excelを利用している方
- 手作業によるエンベロープ送信やデータ入力の工数を削減したいと考えている営業担当者の方
- 契約締結プロセスや顧客情報管理の抜け漏れを防ぎ、業務を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からDocuSignでのエンベロープ送信、Microsoft Excelへの記録、メール通知までが自動化されるため、手作業の時間を減らすことができます。
- 手動でのデータ転記やメール作成がなくなることで、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、使用するフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信する」アクションを設定し、フォームの回答内容を元にエンベロープを作成し送信します。
- 続けて、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容やDocuSignの送信結果などを指定のシートに記録します。
- 最後に、オペレーションでメール送信機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ処理完了の通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで、自動化を開始するきっかけとなるフォームを任意で設定してください。
- DocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信する」アクションでは、連携するアカウントID、使用するテンプレートID、エンベロープの受信者情報などを、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、フォームの回答内容やDocuSignの送信情報など、記録したい値を任意で設定してください。
- メール送信機能の「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレス、メールの件名、本文などを任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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