■概要
OneDriveにMicrosoft Excelファイルをアップロードした際、意図せず文字化けが発生し、その修正に手間取ってしまうことはありませんか？
特に大量のデータを扱う場合、一つ一つ確認し修正するのは大きな負担となり、業務の遅延にも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをトリガーに、Microsoft Excelファイルの文字化けを自動で検知し修正します。
その都度手動で文字化けの修正を行う必要がなくなり、その他の業務にリソースを充てられるようになるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとMicrosoft Excel間でファイル共有を頻繁に行い、文字化けに悩む方
- 手作業での文字化け修正による時間ロスや確認漏れのリスクを減らしたい方
- ファイル連携業務の自動化を進め、データ処理の効率化を図りたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロード時に発生しがちな文字化けを自動で修正するため、手作業による確認・修正の手間を省きます。
- システムが自動で文字コードを判定し適切に処理するため、手作業による修正ミスや見落としといったヒューマンエラーの発生リスクを低減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveの「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- 次に、分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがMicrosoft Excelファイルであるかなどの条件で処理を分岐させます。
- 続いて、Microsoft Excelの「ワークシート情報を取得する」アクションや「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、ファイルの内容を読み込みます。
- 必要に応じて、再度分岐機能を設定し、文字化けが疑われる箇所を特定するための条件分岐を行います。
- 次に、AI機能「テキストを生成する」アクション（AI機能など）を利用し、正しい文字コードへの変換処理や修正後のテキストを準備します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、修正された内容を元のファイルまたは新しいファイルに書き戻します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名や拡張子、更新日時など、どのような条件で処理を分岐させるか任意に設定・追加が可能です。
- AI機能でテキストを生成する際、前段のステップで取得したMicrosoft Excelのセル情報などを変数として埋め込み、より文脈に沿った動的な修正指示や内容の生成が可能です。
- 「レコードを更新する」アクションでは、前段で取得した値や固定値を変数として特定のセルに埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081 - 文字コードや文字列によっては文字化けが解消されない可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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