■概要
フォームを通じてMicrosoft Excelファイルを受け取る際に、文字化けが発生してしまい、その都度の修正作業に手間を感じていることはないでしょうか。手作業での修正は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームからMicrosoft Excelファイルが送信された際に、文字化けを自動で修正する処理を実行するため、こうした課題をスムーズに解消し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取るMicrosoft Excelファイルの文字化けに頻繁に遭遇し、対応に苦慮している方
- 文字化け修正の手作業に多くの時間を費やしており、業務効率の改善を求めている担当者の方
- ファイル処理の自動化によって、手作業によるミスを減らし、業務品質の向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームからのファイル送信後、文字化け修正処理が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた修正時間を削減できます。
- 手作業による文字化け修正時の入力間違いや、見落としによる修正漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、Microsoft Excelファイルを受け付けるようにします。
- 次に、オペレーションで、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームから送信されたMicrosoft ExcelファイルをOneDriveに保存します。
- 次に、オペレーションで、「AI機能」の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定します。このステップでは、例えばファイル名やフォームの付随情報から、後続の処理に必要な特定の情報を抽出するように設定できます。
- 次に、オペレーションで、Microsoft Excelの「アイテムIDを取得」アクションを設定し、OneDriveにアップロードされたファイルのIDを取得します。
- 次に、オペレーションで、Microsoft Excelの「ワークシート情報を取得」アクションを設定し、処理対象となるワークシートを特定します。
- 次に、オペレーションで、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大10件）」アクションを設定し、文字化けしている可能性のあるデータをワークシートから読み込みます。
- 次に、オペレーションで、「繰り返し機能」の「コマンドオペレーション」を設定し、取得した各レコード内の文字化けが疑われるデータに対して修正処理を行います。
- 繰り返し処理の中で、オペレーションとして「AI機能」の「テキストを生成する」アクションを設定します。このAIに、文字化けしたテキストデータを渡し、正しい文字列に修正・生成するようプロンプト（指示）で設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中で、オペレーションとしてMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、AI機能によって修正された正しいテキストで元のセルの値を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「AI機能：テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、フォーム送信時の情報やファイル名などから、後続処理に必要な特定の情報を抽出するように、抽出対象のデータや条件を任意で設定することが可能です。
- 「AI機能：テキストを生成する」オペレーションでは、文字化けしたテキストをどのように修正・生成するかをプロンプト（指示文）で具体的に設定できます。例えば、特定の文字コードへの変換を試みる指示や、よくある文字化けのパターンを修正するような指示を記述できます。
- 「Microsoft Excel：レコードを更新する」オペレーションでは、更新対象のセルを指定するだけでなく、AIで修正されたテキスト以外にも固定値を入力したり、前段のオペレーションで取得した別の動的な値を他の列のヘッダと結び付けて反映させるなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
- 文字コードや文字列によっては文字化けが解消されない可能性があります。
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