Boxで特定の条件のファイルがアップロードされたら共有リンクを追加し、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Boxへファイルをアップロードした後、Microsoft Teamsで通知する作業に手間を感じたり、連絡漏れを心配したりすることはありませんか？
このワークフローを活用することで、Boxに特定の条件を満たすファイルがアップロードされた際に、自動で共有リンクを作成します。
さらに、そのままMicrosoft Teamsで通知を行えるため、日々のファイル共有業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxでファイル管理を行い、手動での共有リンク作成と通知に手間を感じている方
• Microsoft Teamsを利用して情報共有を行っており、通知業務の自動化を検討している方
• ファイル共有に関する定型業務を効率化し、その他の業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードからMicrosoft Teamsへの通知までを自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による共有リンクの作成ミスや、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxおよびMicrosoft TeamsをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。この際、対象とするBox内のフォルダを指定してください。
3. 続いて、分岐機能を設定し、アップロードされたファイル名やファイル形式など、後続の処理を実行するための条件を定義します。
4. 条件に合致した場合の処理として、Boxの「フォルダに共有リンクを追加」アクションを設定し、アップロードされたファイルに対して共有可能なリンクを自動で生成します。
5. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された共有リンク情報を含んだメッセージを指定したチャネルへ自動で投稿します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、処理を分岐させるための条件を任意に設定および追加することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定においては、通知を送信する先のチャネルやチームをユーザーの環境に合わせて自由に選択できます。さらに、前項で取得したファイル名や共有リンクといった情報を変数として文中に動的に埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。