■概要
フォームからの回答を都度確認し、手作業でMicrosoft Excelに転記、さらにMicrosoft Teamsで関係者に通知する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このような定型的ながらも重要な業務は、入力ミスや通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームの回答受信をトリガーに、Microsoft Excelファイルの自動作成とMicrosoft Teamsへの通知までを自動化し、これらの課題を円滑に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集したデータを手作業でMicrosoft Excelに転記しているご担当者の方
- Microsoft Excelへの入力後、Microsoft Teamsでの情報共有を手動で行っている方
- フォーム関連業務の入力作業の効率化や、ヒューマンエラーの削減を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの回答があると、Microsoft Excelファイルが自動で作成され、Microsoft Teamsにも通知されるため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の正確性向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、フォームの回答を受信したらフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでOneDriveを選択し、「エクセルファイルを作成」アクションを設定し、フォームの回答内容に基づいてMicrosoft Excelファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルにファイル作成完了の通知や関連情報を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの「エクセルファイルを作成」アクションでは、作成するMicrosoft Excelファイルのヘッダー情報を任意に設定したり、フォームトリガーで取得したどのデータをどの列に動的な値として結び付けるかなどを自由にカスタマイズできます。
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信する先のチームやチャネルを指定できるほか、メッセージ内容に固定のテキストを入れたり、フォームの回答内容や作成されたMicrosoft Excelファイルの情報を動的な値として埋め込むなどの設定が可能です。
■注意事項
- OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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