OneDriveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにファイルを複製してMicrosoft Teamsで通知する

■概要

OneDriveへのファイルアップロード後、手作業で特定のフォルダに複製し、さらにMicrosoft Teamsで関係者に通知する、といった一連の作業に手間を感じていませんか？ファイルの共有漏れや通知忘れは、業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルがアップロードされると自動で指定フォルダに複製し、Microsoft Teamsへ通知できるため、これらの課題を解消し、情報共有の円滑化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、ファイル管理と情報共有の効率化を求めている方
• 手作業によるファイルの複製や関係者への通知作業で、ミスや連絡漏れを減らしたい方
• 定型的なファイル管理と通知業務を自動化し、より重要な業務へ時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロードから複製、Microsoft Teamsへの通知までの一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• ファイルの複製忘れや、Microsoft Teamsへの通知漏れといった人為的なミスを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象とするOneDrive内のフォルダを指定します。
3. オペレーションとして、まず分岐機能を設定します。これにより、特定の条件（例：ファイル名に特定のキーワードが含まれる場合など）に応じて後続の処理を実行するかどうかを制御できます。
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルを複製」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定のフォルダに複製します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが複製された旨を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象とするフォルダIDを任意で設定してください。また、ファイルを複製するオペレーションでも、複製先のフォルダを自由に指定することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送信するチャネルを任意に選択できます。メッセージ本文も自由に編集でき、固定のテキストだけでなく、ファイル名や更新日時といったフローの過程で取得した情報を動的に組み込むことも可能です。

■注意事項

• OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。