定期的に特定のWebサイトからRPAで情報を取得し、書類発行とGmail通知を行うワークフローを自動化する

■概要

定期的なWebサイトからの情報収集、その情報をもとにした書類発行、そしてGmailでの通知といった一連の作業に、手間や時間を取られていませんか？
手作業による情報入力は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用することで、特定のスケジュールに合わせてRPAがWebサイトから情報を自動取得し、その情報に基づいて書類を発行、Gmailで担当者に通知するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

定期的なWebサイト監視と情報取得、書類作成、通知業務に追われている担当者の方
RPA、書類発行、Gmail通知の連携を手作業で行い、効率化を模索している方
手作業による情報転記ミスや通知漏れを防ぎたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

スケジュールに合わせて自動で情報取得から書類発行、通知までを行うため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
手作業による情報転記ミスや書類の添付漏れ、通知忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定し、情報を取得したい日時を指定します。
次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションを設定して、定期的に情報を取得したいWebサイトのURLや操作内容を指定します。
次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、RPAで取得した情報を基に発行する書類の雛形や発行先を指定します。
最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、発行した書類を添付して関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

スケジュールトリガーでは、ワークフローを起動させたい任意の日時や繰り返し周期を設定してください。
RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、情報を取得したいWebサイトのURLや、ログイン情報、クリックするボタン、取得するテキストなどのブラウザ操作を任意で設定してください。
Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、使用する書類の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルや、発行後のファイル名、保存先フォルダ、RPAで取得した情報を差し込むセルなどを任意で設定してください。
Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文の内容を任意で設定してください。本文には、RPAで取得した情報や発行した書類のファイル名などを動的に挿入することも可能です。

■注意事項

Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。