■概要
ファイルの受け取りから内容確認、指定場所への保存、そしてバックアップのための複製といった一連の作業は、手作業では時間もかかり、ミスの原因にもなりがちではないでしょうか。
特に、Google Driveでデータを管理している場合、この定型業務に多くの時間を費やしてしまうこともあります。
このワークフローを活用すれば、フォームで受け取った情報に基づき、特定条件に合致するMicrosoft ExcelファイルのみをGoogle Driveへ自動保存します。
さらにバックアップ用の複製まで自動で行うため、煩雑な手動作業を省略できる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム経由で受け取るMicrosoft Excelファイルの管理に手間を感じている方
- Google Driveで手作業でのファイル保存や複製を行っている方
- ファイルのバックアップ作業を自動化し、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム受信からファイルの選別、Google Driveへの保存、複製までの一連の流れを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや条件の見落とし、複製忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーとして「フォームトリガー機能」を設定し、ファイル添付を含む必要な入力項目を設定したフォームを作成します。
- 次に、「分岐機能」を選択し、フォームで受け取った情報（例えばファイル名や特定の入力値など）を基に、処理を分岐させる条件を指定します。
- 条件に合致した場合のオペレーションとして、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームで受け取ったMicrosoft Excelファイルを指定のフォルダに保存します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルを複製する」アクションを設定し、アップロードしたファイルをバックアップ用に複製します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、収集したい情報に応じて質問項目やファイル添付の必須設定などを、実際の運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- 分岐機能では、どのような条件で分岐を行うかを任意に設定・追加できます。
- Google Driveへのファイルアップロード時や複製時のファイル名、保存先フォルダの指定などに、フォームトリガーで取得した値を活用して動的に情報を埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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