■概要
Gmailで受信したメールの内容を手作業でClickUpにタスクとして登録し、さらにファイルも添付する作業に手間を感じていませんか？特に、日々の業務で多くのメールを処理する場合、タスク化の漏れやファイルの添付忘れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーにClickUpへのタスク作成とファイル添付を自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した情報を基にClickUpでタスク管理を行っている方
- メールからのタスク作成とファイル添付作業の効率化を目指すチームリーダーの方
- 手作業による情報登録のミスを減らし、業務品質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信すると、自動でClickUpにタスクが作成され、ファイルも添付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや、ファイルの添付忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとClickUpをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、条件に合うメールを受信した際にフローが起動します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文からタスク作成に必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでClickUpの「タスクを作成」アクションを設定し、抽出した情報や固定値を元にタスクを作成します。
- 最後に、オペレーションでClickUpの「タスクにファイルを添付」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルを該当タスクに添付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、特定の送信者や件名など、後続のフローを進行させる条件を任意で設定してください。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメールのどの部分から、どのような内容（例：タスク名、担当者、期日など）を抽出するかを細かく設定できます。
- ClickUpの「タスクを作成」アクションでは、タスク名や説明文に固定のテキストを入力したり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として埋め込んだりするなど、柔軟な設定が可能です。
■注意事項
- Gmail、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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