Outlookで受信したメールにファイルが添付されていたら、Microsoft Teamsにも共有する

■概要

Outlookで受信したメールに重要なファイルが添付されているのに、Microsoft Teamsへの共有が遅れたり、忘れてしまったりすることはありませんか？手作業でのファイル共有は手間がかかる上に、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに共有でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するメールの添付ファイルを、手作業でMicrosoft Teamsに共有している方
• 添付ファイルの共有漏れや遅延を防ぎ、迅速な情報連携を実現したいと考えている方
• OutlookとMicrosoft Teams間のファイル共有業務を自動化し、効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで受信したメールに添付ファイルがあった場合、自動でMicrosoft Teamsに共有されるため、これまで手作業でのファイル転送や連絡に費やしていた時間を削減できます。
• 手動でのファイル共有作業が不要になることで、共有忘れや誤ったチャネルへの投稿といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。この際、特定のフォルダを指定することが可能です。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、メールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むように設定します。
4. オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、ファイル情報を取得します。
5. オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
6. オペレーションで、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定のOneDriveフォルダにアップロードします。
7. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OneDriveにアップロードされたファイルを指定のチャネルにメッセージと共に投稿します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールが格納されるフォルダを任意で指定できます。また、特定の件名や差出人を含むメールのみを対象とするなど、詳細な条件設定も可能です。
• OneDriveへファイルをアップロードする際には、保存先のフォルダを任意で指定できます。プロジェクトごとや日付ごとなど、運用に合わせてフォルダを使い分けることが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを投稿するチームやチャネルを任意で選択できます。また、投稿するメッセージ本文には、固定のテキストだけでなく、Outlookで受信したメールの件名や差出人、添付ファイル名といった情報を変数として埋め込むことができ、より状況に応じた柔軟な通知が可能です。

■注意事項

• Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。