■概要
HubSpotで新しいコンタクトが作成されるたびに、手動でOutlookから関係者に通知メールを送る作業は手間がかかり、時には情報共有の遅れや対応漏れに繋がるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotにコンタクトが登録されるとOutlookへ自動で通知が送信されるため、情報共有の迅速化と手作業による連絡ミスの削減が期待でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとOutlookを日常的に利用し、情報連携の効率化を求めている営業担当者
- 新規コンタクトへの迅速なアプローチやフォローアップ体制を強化したいマーケティング担当者
- チーム内での情報共有を自動化し、顧客対応の質とスピードを向上させたいマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotに新しいコンタクトが追加されると、自動でOutlookに通知メールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知作成や送信の時間を削減できます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達と迅速な顧客対応の実現に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携ページでHubSpotアカウントとOutlookアカウントをYoomに登録し、連携を完了させます。
- 次に、フローボットのトリガーとしてHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。これにより、HubSpotに新しいコンタクトデータが登録されたことを検知してフローが起動します。
- 最後に、オペレーションとしてOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。ここで、HubSpotで取得したコンタクト情報（氏名、会社名、メールアドレスなど）をメールの本文や件名に含めるように設定し、指定した宛先に自動で通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookで送信するメールの通知先（To, Cc, Bcc）は、特定のメールアドレスやグループメーリングリストなど、任意の宛先を設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストメッセージを設定するだけでなく、HubSpotのトリガーで取得した新しいコンタクトの情報（例：コンタクトの氏名、会社名、作成日時など）を変数として柔軟に埋め込み、通知内容を具体的にカスタマイズできます。
■注意事項
- HubSpot、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
