kintoneでレコードが登録されたら、RPAで基幹システムに登録し、Google スプレッドシートに追加する

■概要

kintoneに新しい顧客情報や案件情報を登録した後、その内容を基幹システムやGoogle スプレッドシートへ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけにRPA機能による基幹システムへの自動登録、そしてGoogle スプレッドシートへの情報追加までを一連の流れで自動化でき、手作業による課題を解消し、業務の正確性と効率を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneと基幹システム、Google スプレッドシート間でデータ連携を手作業で行っている方
• 定型的なデータ入力作業の自動化により、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
• SaaS間のデータ連携を効率化し、コア業務に集中できる時間を増やしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録後、RPAによる基幹システムへの登録とGoogle スプレッドシートへの追加が自動化され、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ入力が不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコード情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、取得した情報を基幹システムに自動入力するよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、kintoneから取得した情報やRPA処理で扱った情報をスプレッドシートに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、どの基幹システムのどのページに対して、どのようなデータを入力、または操作するのか、といった具体的なブラウザ操作のフローを設定してください。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、出力対象のスプレッドシートIDやシート名、どの列にどの情報を追加するかなどを設定できます。固定値を入力したり、kintoneやRPA処理で取得した動的な値をヘッダーと結びつけたりするなどのカスタマイズが可能です。

■注意事項

• kintone、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のシステムに合わせてカスタマイズしてください。