Google スプレッドシートに求職者情報が追加されたら、Gmailでスカウトメールを自動送信する

■概要

Google スプレッドシートへの求職者情報の追加、そして個別のスカウトメール作成・送信は、採用活動において重要ですが、件数が増えると大きな手間になることはありませんか？このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい求職者情報が追加されると、AIが候補者に合わせたスカウトメール文面を生成し、Gmailから自動で送信するため、採用業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで求職者リストを管理し、手動でスカウトメールを作成・送信している採用担当者の方
• スカウトメール送信業務の効率化と、候補者への迅速なアプローチを目指す人事担当者の方
• 採用プロセスの自動化を進め、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、スカウトメールの作成から送信までが自動化されるため、手作業による時間的制約を解消します。
• AIによるメール文面生成と自動送信により、宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを低減し、採用コミュニケーションの質を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。これにより、新しい求職者情報が追加された際にフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、追加された求職者情報に基づいてパーソナライズされたスカウトメールの文面を作成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたメール文面を適切な候補者に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、求職者情報が記載されている任意のスプレッドシートやシートを指定してください。
• AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、定型文のほか、Google スプレッドシートから取得した氏名や職務経歴などの情報を変数としてプロンプト内に組み込むことが可能です。
• Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、メールの件名やメッセージ内容に、AI機能で生成したテキストやGoogle スプレッドシートの情報を変数として利用できます。また、固定の署名などを設定することも可能です。送信先のメールアドレスも、Google スプレッドシートの情報から動的に設定するか、任意のアドレスを指定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。