Gmailで画像を受け取ったら、画像認識してGoogle Chatに自動通知する

■概要

Gmailで受け取った画像の内容を確認し、Google Chatへ手動で通知する作業に手間を感じていませんか。特に複数の画像や定型的な報告が必要な場合、見落としや転記ミスが発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Gmailでの画像受信をトリガーに、OCR機能で画像内の文字情報を読み取り、その内容をGoogle Chatへ自動で通知することが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した画像の内容を手作業で確認し、Google Chatに通知している方
• 画像内の文字情報を抽出して共有する業務の効率化を目指しているチームリーダーの方
• 定型的な情報伝達業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの画像受信からGoogle Chatへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 画像内の文字情報の確認漏れや、Google Chatへの通知忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。この設定で、指定したラベルが付いたメールに画像ファイルが添付されていた場合にフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、Gmailで受信したメールに添付されている画像ファイルを処理対象として指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定します。ここで、OCR機能によって読み取られた情報を含めたメッセージを、指定したスペースやユーザーへ自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で指定できます。特定の送信者や件名に基づいて事前にラベル付けルールを設定しておくと便利です。
• OCR機能の設定では、画像ファイル全体から情報を読み取るだけでなく、必要に応じて読み取りたい範囲や抽出する項目を任意でカスタムすることが可能です。
• Google Chatへの通知設定では、通知を送信するスペースやダイレクトメッセージの相手を任意で設定できます。また、通知メッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、OCR機能で取得した文字情報などを動的に埋め込むといった柔軟なカスタムが可能です。

■注意事項

• Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。