Outlookで特定件名のメールを受信したら、OneDriveのファイルを自動削除する

■概要

特定のメールを受け取った後、関連するファイルをOneDriveから手動で削除する作業に手間を感じていませんか。この繰り返し作業は、他の重要な業務への集中を妨げ、時には削除漏れや誤削除といったミスを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定件名のメールを受信するだけで、指定されたOneDrive上のファイルが自動で削除され、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するメールに基づき、手作業でOneDriveのファイルを整理している方
• 特定の情報更新や通知メールに応じて、OneDrive上の関連ファイルを削除する必要がある方
• ファイル管理における手作業での削除ミスや、作業漏れのリスクを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をきっかけにOneDriveのファイルが自動で削除されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を削減できます。
• 自動処理により、重要なファイルの誤削除や、削除すべきファイルの残存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、フローを起動するメールの件名を指定します。
3. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文などから削除対象のファイル名やフォルダ名に関する情報を抽出します。
4. 続けて、オペレーションでOneDriveの「フォルダ・ファイルを検索」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報や、あらかじめ設定したキーワードを元に、削除対象のファイルやフォルダを検索します。
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、検索結果に基づいて特定されたファイルやフォルダを自動で削除します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールの件名を具体的に指定してください。また、特定のフォルダ内のメールのみを対象にすることも可能です。
• AI機能でテキストからデータを抽出するオペレーションでは、メール本文のどの部分から、どのようなキーワードやパターンでファイル名や関連情報を抽出するかを細かく設定できます。
• OneDriveでフォルダやファイルを検索する際には、検索の起点となるドライブIDや、検索に使用するキーワードを、実際のファイル管理状況に合わせてカスタマイズしてください。
• OneDriveのファイルを削除するオペレーションでは、削除対象のファイルやフォルダを正確に指定するために、対象のドライブIDおよびアイテムID（ファイルIDまたはフォルダID）を動的に、または固定値で設定してください。

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。