OneDriveにPDFファイルがアップロードされたら、CloudConvertでExcelファイルに変換し保存する

■概要

OneDriveにPDFファイルをアップロードした後、手作業でExcelファイルへ変換して再度OneDriveに保存する、といった業務は工数が多く、担当者の負担となりがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのPDFファイルアップロードをトリガーとして、CloudConvertでのExcelファイルへの変換、そして指定したフォルダへの自動保存までの一連の流れを自動化し、こうした課題を解消に導きます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとCloudConvert間で、日常的にPDFからExcelへのファイル変換作業を行っている方
• 手作業によるファイル変換時の選択ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを減らしたい方
• ファイル形式の変換と整理にかかる時間を削減し、他の重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにPDFファイルがアップロードされると、CloudConvertが自動でExcelに変換し保存するため、手作業の時間を短縮できます。
• ファイル変換やアップロードの手作業がなくなることで、ファイル選択ミスや変換漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとCloudConvertをYoomと連携します。
2. トリガーでOneDriveの「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、「分岐する」を設定し、特定の条件（例：ファイル形式がPDFである場合など）で処理を分岐させます。
4. 条件に合致した場合、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、CloudConvertの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定します。
6. 続いて、CloudConvertの「ファイルを変換」アクションを設定し、ターゲットフォーマットをExcel（xlsxなど）に指定します。
7. 次に、CloudConvertの「ファイルのエクスポートタスクを実行」アクションを設定します。
8. その後、CloudConvertの「ファイルのダウンロードURLを取得」アクションを設定します。
9. 次に、CloudConvertの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、変換されたExcelファイルを取得します。
10. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたExcelファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、処理を分岐させる条件を任意に設定・追加が可能です。
• 各オペレーションの設定項目において、前のステップで取得したファイル名やID、URLなどの情報を変数として動的に埋め込むことで、より柔軟な自動化が実現できます。

■注意事項

• Google Drive、CloudConvertのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。