■概要
Googleフォームで収集したURLの内容を一つひとつ確認し、その情報を手作業でまとめる作業に手間を感じていませんか？また、これらの作業は確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、RPA機能でURL先の情報を自動で取得し、AI機能が要約、その結果をGmailへ通知する一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集したURLの内容確認や要約作業に多くの時間を費やしている方
- Webサイトの情報収集と報告業務を、より効率的に行いたいと考えているマーケティング担当者の方
- 手作業による情報収集や転記作業でのミスを減らし、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信後、URL先の情報取得からAIによる要約、Gmailでの通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた情報収集と共有にかかる時間を短縮します。
- 自動処理により、URLの確認漏れや要約内容の誤り、通知忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報共有の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームから受け取ったURLのページから必要な情報を抽出するよう設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、RPA機能で抽出した情報をインプットとして要約処理を行います。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AI機能によって要約された内容を本文に含めて指定したアドレスにメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、どのウェブサイトのどのページから、どのようなデータを抽出するかを具体的に設定することが可能です。
- AI機能の「要約する」アクションでは、RPA機能で取得したデータをどのように要約するか、文字数や要約のポイントなどを細かく設定できます。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスに加え、メールの件名や本文に固定のテキストを入れたり、前のステップで取得した情報を動的な値として埋め込むなどのカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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