Googleフォームの回答をAIで分析し、回答内容に適した助成金の情報をGmailで通知する
Googleフォームの回答をAIで分析し、回答内容に適した助成金の情報をGmailで通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせに対し、一件ずつ内容を確認して適切な情報を返信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、専門的な知見が求められる助成金の案内などは、確認と文章作成に時間がかかりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容をAIが自動で分析し、回答者に適した助成金の情報をGmailで自動通知します。これにより、情報提供業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた相談内容の確認や返信に時間を要しているご担当者の方
- AIを活用して、助成金などに関する問い合わせへの一次対応を自動化したいと考えている方
- 手作業による情報提供で発生しがちな、案内の抜け漏れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームの回答内容の確認からGmailでの通知までを自動化できるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手動での確認やメール作成に伴う、情報の見落としや誤った内容の通知といったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」を設定し、フォームの回答内容を分析して、最適な助成金情報を生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、AIが生成した内容を本文に含めたメールを回答者へ自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携したいフォームのIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォームの回答のみを自動化の対象とすることが可能です。
- AI機能のテキスト生成では、どのような助成金情報を回答させたいかに応じて、プロンプトを自由にカスタマイズできます。Googleフォームで取得した回答内容を変数としてプロンプトに含めることも可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、件名や本文は固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容やAIの生成結果などを変数として埋め込み、パーソナライズされた内容を送信できます。
■注意事項
- Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
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特定のラベルのメールを受信したら
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フォームの設問タイトルや説明を追加する（均等目盛）
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フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）
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