■概要
Gmailで受信する企業情報から経営企画案を作成し、さらにMicrosoft Excelへ手作業で転記する業務は、手間がかかり、情報の更新漏れも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で経営企画案の骨子を作成し、Microsoft Excelへスムーズに追加するため、情報収集と資料作成の初期段階にかかる時間を短縮し、より戦略的な業務への集中を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する企業情報を元にした経営企画立案を効率化したいと考えている方
- AIを活用して情報収集から企画案作成までの時間を短縮したい経営企画部門の担当者の方
- Microsoft Excelへのデータ入力作業を自動化し、コア業務に注力したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailからの情報取得、AIによる企画案作成、Microsoft Excelへの記録までを自動化し、手作業で行っていた情報収集と入力の時間を削減します。
- 定型的な情報収集と資料作成のプロセスを自動化することで、転記ミスやAIへの指示の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、受信メールを検知するためのキーワードを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメール本文に含まれる企業情報を基に、経営企画案の骨子を作成するようAIに指示します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した企画案を指定したファイルやシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定において、新しいメールをチェックする起動間隔を、業務の頻度や重要度に応じて任意で設定することが可能です。
- AI機能のオペレーションで、生成する経営企画案の目的、含めるべき要素、アウトプットのトーンなど、AIへの指示内容を具体的に設定することで、より実用的な企画案を作成できます。
■注意事項
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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