■概要
医薬品に関する情報をメールで受け取るものの、その都度内容を確認し、薬機法に抵触しないかチェックした上でMicrosoft Excelへ転記する作業は、手間がかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に専門的な知識を要する確認作業と反復的なデータ入力は、業務負荷を高める一因となります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した医薬品情報をAIが薬機法に基づいて自動でチェックし、その結果をMicrosoft Excelに記録するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する医薬品情報の薬機法チェックとMicrosoft Excelへの記録に時間を要している方
- 医薬品情報の取り扱いで、手作業による薬機法チェック漏れや転記ミスを懸念している担当者の方
- 薬機法関連業務のコンプライアンス遵守と作業の効率化を両立させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した医薬品情報をAIが自動で薬機法チェックし、Microsoft Excelへ記録するため、手作業で行っていた情報確認と入力の時間を短縮することができます。
- AIによる薬機法チェックとMicrosoft Excelへの自動記録により、確認漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのGmailアカウントとMicrosoft ExcelアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、医薬品情報が含まれるメールを特定するためのキーワードを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、受信したメール本文や添付ファイルの内容を基に薬機法チェックを行うよう指示します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションで、AIによるチェック結果と関連情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定において、メールをチェックする起動間隔（ポーリング間隔）を、業務の頻度やリアルタイム性の要求度合いに応じて任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションで「テキストを生成する」アクションを設定する際に、薬機法チェックの精度を高めるために、AIへの指示内容（プロンプト）をより具体的に、例えば特定のチェック項目や参照すべきガイドラインなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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