boardで案件が更新されたら、Canbus.のレコードを編集する

■概要

boardで管理している案件情報が更新されるたびに、Canbus.の関連レコードを手作業で編集するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、boardの案件更新をトリガーとして、Canbus.のレコードを自動で編集できるため、日々の手作業による更新業務の負担を軽減し、より正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• boardとCanbus.を利用し、案件進捗と顧客情報を手動で紐付けて管理している方
• SaaS間のデータ転記作業に時間を要し、本来の業務に集中できていないと感じる方
• 手作業によるデータ更新時の入力ミスや反映漏れをなくし、情報の一貫性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• boardでの案件更新後、Canbus.のレコードが自動で編集されるため、これまで手作業で行っていたデータ移し替えの時間を削減できます。
• 手作業による情報入力の漏れや誤りを防ぎ、データの正確性向上に繋がり、信頼性の高い情報管理が可能です。

■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとCanbus.をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてboardを選択し、「新しい案件が登録または更新されたら」アクションを設定します。これにより、board上で案件情報に変更があった際にフローが起動し、関連情報がYoomに連携されます。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能の「分岐する」アクションを設定します。boardで情報が更新されたときにのみ後続の処理が行われるように設定します。
4. 次に、オペレーションでYoomの「レコードを取得する」アクションを設定します。このアクションを利用して、例えばboardの案件IDや顧客名などをキーに、Canbus.の編集対象となるレコードを特定し、その情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでCanbus.の「レコードの編集」アクションを設定します。boardから取得した最新の案件情報や、Yoomの「レコードを取得する」オペレーションで得た情報を用いて、Canbus.の該当するレコードの特定の項目を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomの「レコードを取得する」オペレーションでは、Yoomのデータベースに登録されているboardとCanbus.の情報をマッピング処理します。
• Canbus.の「レコードの編集」アクションでは、boardから取得されたどの情報（変数）をCanbus.のどの項目に反映させるか、詳細なマッピング設定が可能です。また、特定の項目に対して固定値を入力するよう設定することもできます。

■注意事項

• board、Canbus.のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。