Slackで内定者の情報が投稿されたら、Gmailで採用通知を自動送信する

■概要

内定者への採用通知は、喜ばしい業務である一方で、Slackでの情報確認からGmailでの通知メール作成・送信といった一連の作業に手間を感じている方もいるのではないでしょうか。
特に、手作業での情報転記はミスが発生しやすく、重要な業務だからこそ慎重さが求められます。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定メッセージをトリガーに、AI機能で情報を抽出します。
さらに、Gmailで採用通知を自動送信できるため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• SlackとGmailを利用し、採用通知業務を効率化したい方
• 手作業による採用通知メールの作成・送信に時間的負担やミスを感じている方
• 定型的な採用業務を自動化し、より戦略的な人事業務に注力したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへの内定者情報投稿後、採用通知メールの作成・送信が自動化されるため、手作業の時間を短縮し、迅速な通知が可能になります。
• メール作成時の宛先間違いや、Slackからの情報転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な採用通知業務を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーでSlackの「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを選択し、内定者情報が投稿される特定のチャンネルやキーワードを指定します。
3. 次に、AI機能の「テキストを抽出する」アクションを設定し、Slackのメッセージ内容から採用通知に必要な情報（氏名、メールアドレスなど）を抽出するよう指示します。
4. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した情報を元に作成された採用通知メールを内定者へ自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でテキストを抽出する際、トリガーで取得したメッセージ内容を変数として利用することができます。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。本文についても、固定の文章を設定するだけでなく、SlackのメッセージやAI機能で抽出した情報を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。