クラウドサインで特定条件に合う契約が完了したら、Microsoft Teamsに通知する

■概要

契約業務において、クラウドサインで契約が締結されるたびに、関係部署へMicrosoft Teamsで通知する作業は、手間がかかり、他の業務を圧迫することはありませんか。また、手作業による通知では、遅延や伝達漏れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの契約完了をトリガーに、Microsoft Teamsへ自動で通知できるようになり、これらの課題を解消し、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインとMicrosoft Teamsを利用し、契約関連の通知業務に手間を感じている法務や営業担当者
• 契約締結後の情報共有を自動化し、手作業による通知漏れや遅延を防ぎたいチームリーダー
• 定型的な通知業務から解放され、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• クラウドサインで契約が完了すると、自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮できます。
• 手作業による通知内容の間違いや、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、クラウドサインとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類が締結されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類情報の取得」アクションを設定し、締結された書類の詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件（例：契約金額、契約種別など）に合致する場合のみ通知を行うよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した書類情報を含めたメッセージを指定したチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、クラウドサインから取得した書類情報（例：契約タイトル、契約金額、締結日など）をもとに、通知を実行する条件を自由に設定できます。
• Microsoft Teamsの通知設定では、通知を送信するチャネルやチームを任意で選択可能です。また、メッセージ本文には、固定のテキストだけでなく、クラウドサインから取得した契約名や締結日といった情報を変数として埋め込むことで、状況に応じた柔軟な通知内容を作成できます。

■注意事項‍

• クラウドサイン、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。