Microsoft Teamsに投稿があったら、クラウドサインで書類を送付する

■概要

Microsoft Teamsでの連絡をきっかけに、クラウドサインで書類を送付する際、手作業による情報転記や書類作成、送付手続きに手間を感じていませんか。また、これらの作業に伴う確認漏れやタイムラグは、業務の遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿をトリガーとして、AI機能がメッセージ内容から必要な情報を抽出し、Googleドキュメントで書類を自動生成、そしてクラウドサイン経由で送付までを一気通貫で自動化するため、これらの課題を解消し、迅速かつ正確な書類対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsとクラウドサインを利用し、書類送付を手作業で行っている方
• Teamsでの連絡から書類作成、送付までの時間を短縮し、業務を効率化したい方
• 契約関連業務の自動化により、人的ミスを減らし対応速度の向上を目指す担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿からクラウドサインでの書類送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動による情報抽出や書類作成、送付作業が不要になることで、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、クラウドサイン、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、監視対象のチャネルを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容から書類作成に必要な情報（例：宛先、契約内容など）を抽出するよう指示します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ用意したテンプレートと抽出した情報をもとに、契約書などの書類を自動で作成します。
5. 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類の作成」アクションを設定し、作成されたGoogleドキュメントの書類をアップロードします。
6. 続けて、オペレーションでクラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションを使用し、必要に応じて関連資料などを添付します。
7. 次に、オペレーションでクラウドサインの「宛先の追加」アクションを設定し、抽出した情報や固定の宛先情報を入力します。
8. 最後に、オペレーションでクラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、準備が整った書類を自動で送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を受け取る特定のチャネルや、反応するメッセージの条件（キーワードなど）を任意で設定してください。
• AI機能のオペレーションでは、Microsoft Teamsのメッセージからどのような情報を、どのように抽出するか具体的な指示（プロンプト）を業務内容に合わせて任意で設定してください。例えば、依頼内容に含まれる「会社名」「担当者名」「契約期間」などを指定して抽出できます。
• Googleドキュメントのオペレーションでは、使用する書類のテンプレートや、AI機能で抽出した情報を書類のどの部分に差し込むかを任意で設定してください。
• クラウドサインの各オペレーションでは、送付先のメールアドレスや氏名、書類の件名、メッセージ本文、リマインド設定などを実際の運用に合わせて任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、Google ドキュメント、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。