クラウドサインで特定条件の書類の締結が完了したら、LINEに通知する

■概要

クラウドサインで重要な書類の締結が完了したにも関わらず、その後の社内共有や関係者への通知が遅れてしまうことはありませんか。手作業での確認や連絡は手間がかかる上に、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで特定条件の書類の締結が完了したタイミングで、自動的にLINE公式アカウントへ通知を送信し、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインでの契約締結後の通知作業に手間を感じている法務や営業担当者の方
• LINE公式アカウントを活用し、迅速な情報共有を実現したいと考えているチームリーダーの方
• 契約締結状況をリアルタイムで把握し、業務の抜け漏れを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• クラウドサインでの書類締結完了をトリガーに、自動でLINE公式アカウントへ通知されるため、手作業による連絡業務の時間を削減します。
• 手動での通知作業が不要になることで、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報伝達を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、クラウドサインとLINE公式アカウントをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。この設定により、指定した書類のステータスが締結完了に変わった際にフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定します。ここではコマンドオペレーションを用いて、例えば特定の契約種別や金額など、事前に定めた条件に合致する場合のみ後続の処理に進むように設定します。
4. 最後に、オペレーションでLINE公式アカウントの「テキストメッセージを送信」アクションを設定します。ここで、締結された書類の情報を含めた通知メッセージを作成し、指定した宛先に送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能のコマンドオペレーションでは、通知を実行する条件を細かく設定できます。例えば、契約書の件名に特定のキーワードが含まれる場合や、契約金額が一定以上の場合など、ユーザーの業務に合わせた条件分岐が可能です。
• LINE公式アカウントで送信するテキストメッセージは、固定の文面だけでなく、クラウドサインから取得した書類名、締結日、相手方の会社名といった動的な情報をメッセージ内に埋め込むことで、より具体的で分かりやすい通知内容にカスタマイズできます。

■注意事項

• クラウドサイン、LINEのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。