■概要

Gmailで気になる情報が記載されたメールを受信した際、本文中のURLを手作業で開き、内容を確認してSlackに共有する、といった作業に手間を感じていませんか。
こうした手作業は時間がかかるだけでなく、URLの見落としやコピーミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールから自動でURLを抽出し、そのページの内容をスクレイピングしてSlackへ通知する一連の流れを自動化できるため、情報収集と共有の効率を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する情報収集メールのURL確認と共有を手作業で行っている方
• ウェブサイトからの情報取得とチームへのSlack通知を効率化したいと考えている方
• 定型的な情報収集・共有業務のミスを減らし、迅速性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• GmailのメールからURLを抽出し、内容を取得してSlackに通知する作業が自動化されるため、手作業による情報収集と転記にかかる時間を削減します。
• 手作業によるURLのコピーミスや情報見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、チームへの正確かつ迅速な情報共有を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
2. トリガーとしてGmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化を開始する条件を指定します。
3. 続いて、「URLの抽出」オペレーションを選択し、受信したメール本文に含まれるURLを自動で抽出するように設定します。
4. 次に、オペレーションから「ブラウザを操作する」を選択し、抽出したURLのウェブページを開き、必要な情報を取得するよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、取得した情報を指定のSlackチャンネルに自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「RPA機能」によるブラウザ操作では、アクセスする特定のウェブページを指定するだけでなく、ページ内のどの要素から情報を取得するか、あるいは特定のボタンをクリックするなどの具体的な操作を設定することができます。
• Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージの相手を任意で選択できるほか、通知メッセージの本文に固定のテキストだけでなく、Gmailで受信した情報やRPA機能で取得した情報といった値を動的に埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691