■概要

日々の業務でGmailに届くメールから特定のURLを見つけ出し、その情報をSalesforceに手作業で入力する作業に時間を取られていませんか。 また、手作業による情報入力では、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーも起こりがちです。 このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールに含まれるURLの情報を自動でSalesforceに登録できるようになり、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する情報をもとにSalesforceへ手動でデータ入力を行っている方
• Webサイトからの情報収集とSalesforceへの登録作業に多くの時間を費やしている方
• 営業リスト作成や顧客情報更新の効率を上げたいと考えている営業担当者やマーケター

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信後、URLからの情報取得とSalesforceへの登録が自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記ミスや入力漏れを防ぎ、Salesforceに登録されるデータの正確性を高めることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、メールの件名や本文に含まれる特定の文字列を検知できるようにします。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、受信したメール本文からURLなどの必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、抽出したURLのWebページから指定した情報を自動で取得（スクレイピング）します。
5. 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報をSalesforceの適切なオブジェクトに新規レコードとして登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、検知したいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。これにより、特定の送信者や件名、本文内容を持つメールのみを処理対象とすることが可能です。
• RPA機能の設定では、取得したURLのWebページから、具体的にどの情報を取得するか（例えば、ページ内の特定の見出しや文章）を自由に指定できます。
• Salesforceにレコードを追加するアクションでは、Salesforce内のどのオブジェクト（例：リード、取引先責任者、商談など）にデータを登録するか、また、各フィールドに対して、前段のオペレーションで取得したどの情報を割り当てるか、あるいは固定値を設定するかなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。