Googleフォームで資料請求されたら、Gmailで自動送信する

■概要

Googleフォームで資料請求を受け付けた後、手作業で資料を送付するのは手間がかかり、迅速な対応が難しいと感じることはないでしょうか？
また、対応漏れや誤送信のリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を検知し、Gmail経由で請求された資料を自動的に送信することが可能となり、これらの課題を解消し、スムーズな情報提供を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで資料請求を受け付け、手動でメール送信しているご担当者の方
• 資料請求対応の自動化により、リードへの迅速なアプローチを目指すマーケティング担当の方
• 定型的な資料送付業務の負担を軽減し、他の重要業務に注力したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答が送信されると、Gmailを通じて資料が自動で送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのメール作成やファイル添付に伴う、宛先間違いや資料の添付漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、送信したい資料ファイルを指定します。
4. 必要に応じて、オペレーションでデータ変換機能の「ファイル名の変換」アクションを設定し、ダウンロードしたファイル名を適切なものに変更します。
5. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答者宛に資料を添付してメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、資料請求を受け付ける顧客に関するフォームのIDを任意で設定してください。
• Google Driveでファイルをダウンロードするアクションでは、自動送信する資料が保存されているファイルIDを正確に設定する必要があります。
• データ変換機能を利用する際は、変換後のファイル名や、ファイル名変換後の値を取得するための項目名を任意で設定してください。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、フォームから取得したメールアドレスを宛先に設定し、メールの件名や本文も自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924