DropboxにCTOの技術計画がアップロードされたら、OCRで読み取りAIでリスクや課題を出力してGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

CTOが作成する技術計画書などの重要書類の管理や、内容の精査に手間を感じていませんか。特に、AIを活用して書類からリスクや課題を抽出し、整理する作業は手動では時間がかかります。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルがアップロードされるだけで、OCRが内容を読み取り、AIが分析した結果を自動でGoogle スプレッドシートに集約するため、CTOの戦略策定に関わる業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 技術戦略に関するドキュメント管理を効率化し、より本質的な業務に集中したいCTOの方
• 書類分析にAIを活用し、客観的なリスクや課題の抽出を自動化したいと考えている方
• DropboxとGoogle スプレッドシート間の手作業での情報整理に課題を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

• DropboxへのアップロードだけでOCRでの読み取りからAIによる分析、Google スプレッドシートへの記録までが自動で完結し、情報整理にかかる時間を短縮します。
• AIが客観的な視点でリスクや課題を抽出するため、人の判断による見落としや分析の属人化を防ぎ、業務品質の均一化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションのOCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. その後、オペレーションのAI機能で「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストからリスクや課題などを生成するよう指示します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した内容を指定のシートに記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。
• AI機能のアクションでは、OCR機能で読み取ったテキストを元に、どのような内容を生成したいかプロンプトを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのアクションでは、記録先のファイルやシート、書き込む列を任意で指定してください。
• OCR機能のアクションで、ファイル全体ではなく特定のテキストのみを抽出したい場合は、「抽出したい項目」を任意で設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。