Gmailでメールを受信したら、OpenAIで返信案を生成し、承認後にメールを送信する

■概要

日々のメール対応、特に定型的な問い合わせへの返信に時間を取られていませんか。手作業での返信文作成は手間がかかるだけでなく、担当者によって内容にばらつきが出てしまうこともあります。このワークフローは、Gmailで受信したメールをきっかけに、OpenAI APIを活用して自動で返信案を生成し、担当者の承認を経てメールを送信します。面倒なメール対応業務を効率化し、より重要な業務へ注力できる環境作りを支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの問い合わせ対応に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方
• OpenAI APIなどのAI技術を実際の業務に活用し、メール対応の品質向上を目指している方
• 手作業によるメール返信での対応漏れや、内容のばらつきといった課題を解決したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信を起点に返信案の作成までを自動化できるため、これまで手作業で行っていたメール対応の時間を短縮することに繋がります。
• OpenAI APIで生成した文案をベースに対応することで、返信内容の品質を均一化でき、業務の属人化を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとOpenAIをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOpenAIを選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションで、受信したメール内容を基に返信案を生成します。
4. 次に、オペレーションで承認依頼機能を選択し、「承認を依頼する」アクションで、生成された返信案を担当者が確認するための依頼を設定します。
5. 最後に、承認後のオペレーションとしてGmailを選択し、「メールを送る」アクションで、承認された内容を基にメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。
• OpenAIのアクションでは、テキストを生成するための指示（プロンプト）を自由にカスタマイズでき、受信したメールの本文などを変数として利用可能です。
• 承認依頼機能では、依頼の詳細にOpenAIが生成した返信案を変数として設定したり、確認を促す定型文を追加したりすることが可能です。
• メールを送信するGmailのアクションでは、宛先や件名、本文を任意で設定でき、承認された返信内容を変数として利用することもできます。

■注意事項

• Gmail、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。