Dropboxに品質検査報告がアップロードされたら、AIで分析し不良傾向レポートをGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

品質保証の現場では、日々作成される多くの検査報告書から不良傾向を読み解き、分析レポートを作成する業務に多くの時間を要していないでしょうか。また、分析の精度が担当者の経験に依存してしまうことも課題の一つです。このワークフローは、Dropboxに保存された品質検査報告書をAIが自動で分析し、Google スプレッドシートに不良傾向のレポートを出力します。こうした品質保証業務におけるAI活用を推進し、定型的な分析業務の自動化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 品質保証部門で、報告書の分析やレポート作成業務の効率化を検討している担当者の方
• AIを活用して品質保証プロセスの精度を高め、不良傾向を早期に把握したいマネージャーの方
• DropboxとGoogle スプレッドシートを用いたデータ管理を、さらに高度化・自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxに報告書をアップロードするだけでAIが分析し、レポートが自動生成されるため、手作業での分析やデータ入力にかかる時間を削減できます。
• AIが一定の基準で分析を行うことで、担当者ごとの判断のばらつきや見落としといった人的なミスを防ぎ、品質保証業務の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した報告書ファイルを取得します。
4. 続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
5. AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを基に不良傾向を分析・要約させます。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した分析結果を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、品質検査報告書を格納するフォルダのパスを任意で指定してください。また、特定のファイル名を持つ報告書のみを対象としたい場合は、ファイル名を指定することも可能です。
• Google スプレッドシートへ分析結果を追加するアクションで、レポートを記録したいスプレッドシートのIDと、対象のタブ（シート名）を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。