Dropboxにテレアポリストがアップロードされたら、OCR後にAIが優先度を判定しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

テレアポリストの作成や更新は、営業活動において重要ですが、手作業での転記や優先順位付けに多くの時間を費やしているケースも少なくありません。特に、どのリストからアプローチすべきかという判断は属人化しがちです。このワークフローは、テレアポ業務にAIを活用することでこれらの課題を解決します。Dropboxにリストをアップロードするだけで、OCRでの読み取りからAIによる優先度判定、Google スプレッドシートへの自動登録までを一気通貫で自動化し、営業活動の生産性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• テレアポにAIを導入し、リスト作成や管理業務を効率化したいと考えている営業担当者の方
• メンバーのテレアポ業務を標準化し、チーム全体の成果を向上させたい営業マネージャーの方
• 手作業によるデータ入力や転記ミスをなくし、正確なリスト管理を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• リストのアップロードから転記、優先度判定までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減し、コア業務に集中できます。
• AIが一定の基準で優先度を判定するため、担当者によるアプローチ順のばらつきを防ぎ、テレアポ業務の属人化を解消できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、OCR機能でダウンロードしたリストファイルを読み取り、テキストデータを抽出します。
5. その後、AI機能のアクションで、抽出したテキスト情報をもとにテレアポの優先度を判定するようテキストを生成します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、OCRとAIで処理したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、テレアポリストをアップロードする対象のフォルダパスやファイル名を任意で設定してください。
• OCR機能では、リストから読み取る会社名や電話番号といった抽出項目を、お使いのリスト形式に合わせて任意で設定してください。
• AI機能では、優先度を判定するためのプロンプト（指示文）を、自社の営業戦略や基準に合わせて任意で編集してください。
• Google スプレッドシートへの追加アクションでは、出力先となるスプレッドシートのIDとタブ名を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。