Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Codaのテーブルに追加する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Superhuman Docs

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Gmailで受信したお問い合わせやアンケートの回答などを、ドキュメントツールのCodaに手作業で転記していませんか？この作業は時間もかかり、入力ミスも発生しがちです。CodaのAPIを活用した自動化を検討しても、設定が複雑に感じることがあるかもしれません。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、その内容をAIが解析し、自動でCodaのテーブルに行を追加するため、手作業による転記作業をなくし、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受信する情報をCodaで管理しており、転記作業に手間を感じている方
CodaのAPIを活用し、Gmailからの情報入力を自動化したいと考えている方
手作業によるデータ入力ミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailの受信をトリガーにCodaへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、Codaで管理するデータの正確性を保ち、情報管理の品質向上に繋がります。

■ワークフローの流れ

はじめに、GmailとCodaをYoomと連携します。
トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」を設定します。
次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」を設定し、抽出したデータを指定のテーブルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、ワークフローを起動させたいメールに付与するラベルを任意で選択してください。
AIによるテキスト抽出では、メール本文から抽出したい項目（例：氏名、会社名、問い合わせ内容など）を自由に設定することが可能です。
Codaへの行追加アクションでは、任意のドキュメントIDやテーブルID、列IDを指定できます。またレコードの値には、固定テキストのほか、前段で取得した値を埋め込むなどのカスタムが可能です。

■注意事項

Gmail、CodaのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Superhuman Docs

YoomではSuperhuman DocsのAPIとノーコードで連携し、API経由でSuperhuman Docsを使った業務を自動化できます。例えば、Superhuman Docsのデータベースに新しいレコードが登録されたらGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelに情報を連携したり、自動的にSuperhuman Docsのページを作成したりするといったことが可能です。