Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Codaのテーブルに追加する

■概要

Gmailで受信したお問い合わせやアンケートの回答などを、ドキュメントツールのCodaに手作業で転記していませんか？この作業は時間もかかり、入力ミスも発生しがちです。CodaのAPIを活用した自動化を検討しても、設定が複雑に感じることがあるかもしれません。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、その内容をAIが解析し、自動でCodaのテーブルに行を追加するため、手作業による転記作業をなくし、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する情報をCodaで管理しており、転記作業に手間を感じている方
• CodaのAPIを活用し、Gmailからの情報入力を自動化したいと考えている方
• 手作業によるデータ入力ミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をトリガーにCodaへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、Codaで管理するデータの正確性を保ち、情報管理の品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとCodaをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」を設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」を設定し、抽出したデータを指定のテーブルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与するラベルを任意で選択してください。
• AIによるテキスト抽出では、メール本文から抽出したい項目（例：氏名、会社名、問い合わせ内容など）を自由に設定することが可能です。
• Codaへの行追加アクションでは、任意のドキュメントIDやテーブルID、列IDを指定できます。またレコードの値には、固定テキストのほか、前段で取得した値を埋め込むなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Gmail、CodaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。