DropboxにCTI通話記録がアップロードされたら、OCR後にAIでテキスト内容を分析しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

CTIで日々蓄積される通話記録は貴重な情報資産ですが、その内容を確認し、分析する作業に多くの時間を要しているのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、DropboxにCTIの通話記録がアップロードされると、OCRでテキスト化し、その内容をAIが自動で分析します。分析結果はGoogle スプレッドシートに自動で追加されるため、手作業での確認や転記といった定型業務を効率化し、より戦略的な分析業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• CTIで蓄積した音声やテキスト記録の分析と活用に課題を感じている方
• AIを導入して、通話内容の要約やセンチメント分析を自動化したい方
• DropboxとGoogle スプレッドシートを連携し、データ管理を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• CTIの記録ファイルをAIが自動で読み取り分析するため、これまで手作業で行っていた一連の確認・転記作業の時間を短縮します
• 人の手による転記作業が不要になるため、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
5. 続いて、AI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出したテキスト内容の分析や要約を指示します
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、AIが生成したテキストを指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、CTIの通話記録が保存されている対象のフォルダパスやファイル名を任意で設定してください
• OCR機能では、読み取りたいファイルに応じて抽出項目を任意で設定することが可能です
• AI機能のプロンプトを編集することで、「内容を要約して」「顧客の感情を分析して」など、目的に合わせたアウトプットを生成できます
• Google スプレッドシートのアクションでは、分析結果を記録したいスプレッドシートIDとタブ名を任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。