DropboxにIVRデータがアップロードされたら、OCR後にAIで内容を分析しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

IVRで取得した顧客の音声データやログの管理・分析に手間取っていませんか？手作業での聞き起こしや内容の要約、転記作業は時間がかかるだけでなく、聞き逃しや入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、DropboxにアップロードされたIVRデータをOCRで読み取り、AIが内容を分析・要約し、Google スプレッドシートへ自動で記録します。IVRデータのAI活用を自動化し、顧客対応の品質向上と業務効率化を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• IVRの応対記録を手作業で分析・集計しているコールセンターの管理者の方
• IVRで得た顧客の声をAIで分析し、サービス改善に活かしたいと考えている方
• DropboxとGoogle スプレッドシートを利用しており、データ連携を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル追加をトリガーに、内容の分析から転記までを自動化し、これまで手作業で行っていたIVRデータ処理の時間を短縮します
• 手作業による聞き間違いや転記ミス、入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、IVRデータの正確な蓄積とAIによる客観的な分析を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したIVRデータを取得します
4. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイル内のテキストを抽出します
5. 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト内容を要約・分析させます
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した分析結果を記録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定で、IVRデータが格納されるフォルダのパスや、対象とするファイル名を任意で設定してください
• OCR機能でテキストを読み取る際に、どの項目を抽出するかを任意で設定します例えば、顧客名や問い合わせ日時などを指定できます
• AI機能では、分析や要約を行うためのプロンプト（指示文）を任意で編集してください「この内容を50字で要約して」など、目的に応じた指示が可能です
• Google スプレッドシートへデータを追加するアクションで、記録先となるスプレッドシートIDとシート名を任意で指定してください

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。