DropboxにLMSデータがアップロードされたら、OCRで読み取りAIで学習進捗を分析しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

LMS（学習管理システム）のレポートを手作業で集計・分析することに時間を要していませんか？特に画像やPDF形式のデータは、内容を確認して転記する手間がかかり、本来の分析業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRがデータを読み取り、LMSの学習進捗をAIが分析してGoogle スプレッドシートへ自動で記録するため、こうした課題を解消し、データに基づいた教育戦略の立案に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• LMSの学習データを集計・管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
• AIを活用してLMSの学習進捗データを効率的に分析したいと考えている方
• 紙や画像で出力される学習レポートのデータ化と管理を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルをアップロードするだけで、AIによる分析とGoogle スプレッドシートへの記録が自動で実行され、手作業の時間を短縮します
• 手作業によるデータ転記がなくなるため、入力ミスや読み間違いなどのヒューマンエラーを防ぎ、LMSデータの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを元に分析や要約をさせます
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成したテキストを特定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意の値に設定してください
• OCR機能のアクションでは、読み取りたいレポート内の項目（受講者名、スコアなど）を任意で設定してください
• AI機能のアクションでは、実行させたい分析や要約の内容に応じて、プロンプトを任意で編集してください
• Google スプレッドシートのアクションでは、記録先となるスプレッドシートのIDとシート名を任意の値に設定してください

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。