Gmailでメールを受信したら、Boxにフォルダを作成する

■概要

Gmailで特定のお客様からメールを受信した際、関連資料を保管するために手動でBoxにフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが手間がかかる上、対応漏れやフォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をきっかけにBoxへフォルダを自動で作成し、こうした課題を解決します。手作業による非効率を解消し、重要な情報の整理を円滑に進めることが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したメール内容に基づき、Boxで手動でフォルダを作成している方
• GmailとBoxを利用した情報管理をより効率化し、対応漏れを防ぎたいチームの方
• 定型的なフォルダ作成業務から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点にBoxのフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減し、迅速な情報整理が実現します。
• 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防止し、業務の正確性を高めることに繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、フローを起動させたいメールの条件を指定します。
3. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成するフォルダ名や格納先の親フォルダを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Boxでフォルダを作成するオペレーションでは、フォルダ名を任意の固定値に設定したり、トリガーで受信したGmailの件名や本文の内容などを動的に設定したりすることが可能です。
• フォルダの作成場所は、任意の親フォルダのコンテンツIDを指定して設定してください。

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■注意事項

• Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。