DropboxにPaaS使用データがアップロードされたら、OCR後にAIでリソース最適化を行いGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

PaaSの利用データを画像やPDFで受け取り、手作業で内容を確認・転記する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローは、Dropboxにファイルがアップロードされると、OCRでテキストを読み取り、AIを活用してPaaSのリソース最適化案を生成し、その結果をGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、一連の作業を効率化し、より戦略的な分析に時間を活用できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• PaaSの利用レポートを手作業で集計・分析しているインフラ担当者の方
• AIを活用してPaaSのコストやリソースの最適化を効率的に進めたい方
• DropboxとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ管理を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのアップロードを起点に、PaaSデータの読み取りからAIによる分析、記録までを自動化し、手作業の時間を削減します。
• 手作業によるデータ転記や分析時の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、YoomのアカウントとDropbox、Google スプレッドシートを連携します。
2. トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
4. 続けて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、OCRで抽出したテキストを基にリソース最適化案を生成させます。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成したテキストを特定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
• OCR機能では、画像やPDFから読み取りたい項目を任意で設定することで、必要な情報のみを正確に抽出できます。
• AI機能でテキストを生成する際のプロンプト（指示文）は、目的に合わせて自由に編集し、分析の切り口やアウトプット形式を調整してください。
• Google スプレッドシートにデータを追加する際、書き込み先のファイル（スプレッドシートID）とタブ（シート名）を任意で指定してください。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。