Google Chatで特定条件のメッセージが投稿されたら、Gmailで通知する

■概要

日々の業務でGoogle Chatを利用していると、次々と流れてくるメッセージの中に重要な連絡が埋もれてしまうことはないでしょうか。特に複数のスペースに参加している場合、全ての情報を追いかけるのは大変であり、確認漏れが発生する可能性もあります。このワークフローは、Google Chatに特定の条件を満たすメッセージが投稿された際に、自動でGmailに通知を送信します。このGoogle ChatとGmailの効果的な連携により、重要なコミュニケーションの見逃しを防ぎ、迅速な対応を可能にします。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatでの重要なメンションやキーワードを含むメッセージを見逃したくない方
• 特定のプロジェクトに関する連絡をGmailで確実に把握し、管理したいチームリーダーの方
• Google ChatとGmailを連携させ、情報確認のプロセスをより効率化したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatの特定メッセージをGmailに自動通知することで、重要な連絡の見逃しや確認漏れといったリスクの軽減に繋がります
• 常にGoogle Chatの画面を確認する必要がなくなり、必要な情報だけをGmailで受け取れるため、コミュニケーション管理の工数を削減できます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のスペースを指定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれる場合など、通知したいメッセージの条件を定義します
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、条件に合致した場合に指定した宛先へ通知メールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、メッセージ本文に特定のキーワードが含まれている場合や、特定のユーザーから投稿された場合など、通知のトリガーとなる条件を任意で設定してください
• Gmailの通知先は、ご自身のメールアドレスだけでなく、チームのメーリングリストなど、任意の送信先を設定することが可能です

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■注意事項

• Google Chat、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。