Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、Smartsheetに行を追加する

■概要

Microsoft Teamsでの報告や依頼事項を、プロジェクト管理のためにSmartsheetへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿をトリガーに、内容を自動でSmartsheetの行として追加できます。Microsoft TeamsとSmartsheetの連携を自動化し、タスク管理や情報集約の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの報告をSmartsheetに転記する作業に手間を感じている方
• Microsoft TeamsとSmartsheetを活用し、プロジェクトの進捗管理を効率化したい方
• 手作業による情報登録を自動化し、チームの業務負荷を軽減したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの投稿が自動でSmartsheetに行追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
• システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペーストミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとSmartsheetをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が進むようにします
4. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでMicrosoft Teamsの投稿内容から必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、抽出したデータを用いて指定のシートに行を追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、Microsoft Teamsの投稿から抽出したい項目（例：タスク名、担当者、期日など）を任意で設定できます
• Smartsheetに行を追加する設定では、対象となるシートのIDを任意で指定できるほか、追加する各項目に固定のテキストを入力したり、前のステップで取得した情報を変数として埋め込んだりといった柔軟なカスタムが可能です

■注意事項

• Microsoft Teams、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。