Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りboardに顧客を登録する

■概要

Boxにアップロードされた名刺や顧客リストなどの書類から、販売管理ツールであるboardへ手作業で情報を転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxとboardを連携させ、ファイルのアップロードをきっかけに顧客情報を自動で登録できます。Boxにファイルが追加されるだけで、OCRが内容を読み取りboardへ自動で登録が完了するため、手作業による課題を解消し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで管理している顧客情報を、手作業でboardに登録している営業担当者の方
• Boxとboard間のデータ連携を自動化し、入力ミスや作業時間を削減したいと考えている方
• OCR機能を活用して紙の書類をデータ化し、顧客管理業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点にboardへの顧客登録が自動化されるため、これまで手作業でのデータ転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータ入力が不要になることで、顧客情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとboardをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、ファイルの種類などの条件に応じて後続の処理を分岐させます
5. 次に、オペレーションで「OCR機能」を設定し、ダウンロードしたファイルから顧客情報を読み取ります
6. 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を各項目にマッピングして顧客を登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、ファイルを監視する対象のフォルダをコンテンツIDで任意に指定してください
• 分岐機能では、ファイルの種類やファイル名など、前段のトリガーで取得した情報をもとに処理を分岐させる条件を任意で設定できます
• Boxのファイルダウンロードアクションでは、対象ファイルのコンテンツIDをカスタマイズすることが可能です
• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（会社名、氏名、住所など）を任意で設定してください
• boardに顧客を登録する際に、どの項目にどの情報を登録するかを、前段のオペレーションで取得した情報や固定値を用いて自由に設定できます

■注意事項

• Box、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。