Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、boardに顧客を登録する

■概要

日々の業務で利用するMicrosoft Teamsでのやり取りの中で、新しい顧客情報が発生するたびに、手作業でboardへ登録する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿をきっかけに、投稿内容から顧客情報を自動で抽出し、boardへ登録する作業を自動化します。Microsoft Teamsとboard間の手作業による情報連携をなくし、入力ミスを防ぎながら業務を効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsを主なコミュニケーションツールとして利用し、boardで顧客管理を行っている方
• Microsoft Teamsとboard間での顧客情報の転記作業に時間と手間がかかっている営業担当者やチームリーダーの方
• 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報管理の正確性を向上させたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsにメッセージが投稿されると、自動でboardに顧客情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での転記作業が不要になるため、情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ精度の向上に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとboardをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、Microsoft Teamsのメッセージから顧客名や連絡先などの必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しい顧客を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動させたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
• boardとの連携設定を行う際は、ご利用のboardアカウントに対応したAPIキーを設定してください。

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■注意事項

• Microsoft Teams、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。