GoogleフォームでHEICが送信されたら、RPAでPNGに変換してDropboxに格納する

■概要

iPhoneで撮影されたHEIC形式の画像ファイルを受け取った際、閲覧や編集のためにPNG形式へ都度変換する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、GoogleフォームにHEICファイルが添付された回答が送信されると、自動でHEICからPNGへの変換を行い、指定のDropboxフォルダへ格納します。ファイル形式の変換といった手作業を自動化し、スムーズなファイル管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで画像を受け取る機会が多く、HEICファイルの扱いに困っているご担当者の方
• 手作業でのHEICからPNGへの変換作業を非効率に感じており、自動化したいと考えている方
• ファイル形式の変換だけでなく、その後のファイル保管まで一貫して効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答送信をきっかけにファイル変換から格納までが自動処理されるため、手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手動での作業で起こりがちな、ファイル変換のし忘れや変換後のファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームに添付されたHEICファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、任意のファイル変換サイトを操作してHEICからPNGへ変換します。
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、ファイル情報以外に回答者の氏名など、後続の処理で利用したい情報を任意で設定してください。
• RPA機能のオペレーションでは、HEICからPNGへの変換で利用したいWebサイトのURLや操作手順を任意で設定してください。
• Dropboxにファイルをアップロードするオペレーションでは、変換後のファイルを格納したいフォルダを任意で指定してください。

■注意事項‍

• Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
  
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。