GmailでHEICを受信したら、RPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

iPhoneで撮影した写真など、HEIC形式のファイルをメールで受け取る機会はありませんか？ビジネスで利用する際に都度PDFへ変換するのは手間がかかり、本来の業務を圧迫してしまうこともあります。このワークフローは、Gmailで特定のHEICファイルを受信した際に、RPAで自動的にPDFへ変換し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納します。手作業によるファイル変換の手間を省き、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 取引先などから受け取るHEIC形式の画像を、毎回手作業でPDFに変換している方
• iPhoneで撮影した現場写真などをPDF化し、社内共有する手間を削減したい方
• HEICからPDFへの変換をはじめとした、ファイル形式の変換作業を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信をきっかけにHEICからPDFへの変換と格納が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、自動化の起点としたいメールを定めます。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイトなどでHEICをPDFに変換する操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、実際にHEICからPDFへの変換を行う任意のWebサイトを指定し、ファイル変換の一連の操作を記録してください。
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先としたいフォルダを任意で指定してください。

■注意事項‍

• GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。