GmailでPNG画像ファイルを受信したら、RPAでICOファイルに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

Webサイトのファビコン作成などで、PNG画像をICO形式に変換する作業は、頻繁に発生すると手間がかかるものです。特に、外部からメールで受け取った画像を都度手作業で変換・保存していると、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Gmailで特定のPNG画像ファイルを受信すると、自動で変換を行い、Google Driveへ格納します。面倒なファイル変換作業を自動化し、業務効率の改善に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業での変換に手間を感じているWebデザイナーや開発者の方
• Gmailで受け取ったPNG画像をICOに変換し、Google Driveで管理している方
• アイコン作成や管理業務のフローを自動化し、チームの生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの画像受信を起点に、png to ico変換から保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルがあるメールに絞り込みます。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイトでPNGからICOへの変換処理を自動操作します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたICOファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローの起動条件となるメールのキーワードを任意で設定してください。
• RPA機能の設定では、ユーザーが利用するファイル変換サイトやPC環境に合わせて、ブラウザ操作の内容を柔軟に設定してください。
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691