フォームからファイルが送信されたら、CloudConvertで任意の拡張子に変換しBoxに保存する

■概要

フォームで受け取ったファイルの拡張子がバラバラで、都度手作業で変換してからストレージに保存する業務に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をきっかけにCloudConvertでファイル形式を自動で変換し、Boxへ保存までを完結させることができ、ファイル管理業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受信したファイルをCloudConvertで変換し、手作業で保存している方
• 様々な形式のファイル授受があり、特定の拡張子への統一作業を自動化したい方
• ファイル変換からストレージへの保存までを一気通貫で自動化し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点にファイルの変換と保存が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや保存場所の間違いといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、CloudConvertとBoxをYoomと連携します。
2. トリガーでフォームトリガー機能を設定し、フォームの送信をフローボット起動のきっかけとします。
3. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、ファイル名などを任意の値に整えます。
4. 続いて、CloudConvertの「ファイルをアップロード」アクションでフォームのファイルをアップロードし、「ファイルを変換」アクションで任意の形式に変換します。
5. その後、CloudConvertの一連のアクション（ファイルのエクスポートタスクを実行、ファイルのダウンロードURLを取得、ファイルをダウンロード）で変換したファイルをダウンロードします。
6. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、ファイルを受け付けるための設問項目などを自由に設定してください。
• 正規表現によるデータの置換では、ファイル名を整えるために置換対象や置換後の文字列を任意に設定できます。
• CloudConvertのファイル変換アクションでは、変換後のファイル形式（拡張子）などを任意に指定してください。
• Boxにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダIDやファイル名を任意に設定したり、前段の情報を変数として利用したりすることが可能です。

■注意事項

• Cloud Convert、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。