Google Driveの特定フォルダ内にファイルが追加されたら、Gmailで通知する

■概要

Google Driveの特定のフォルダにファイルが追加されるたび、関係者に連絡するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。手動での通知は、対応の遅れや連絡漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、GmailとGoogle Driveを連携させ、ファイル追加を検知して自動で通知メールを送信します。これにより、関係者への迅速な情報共有が実現し、業務の抜け漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveでのファイル共有が多く、関係者への連絡を自動化したい方
• Gmailを使った手動での通知作業に、時間や手間がかかっていると感じている方
• Google DriveとGmailの連携で、迅速な情報共有体制を構築したいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが追加されると自動でGmailが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮できます
• 手動での連絡による通知漏れや遅延を防ぎ、関係者への確実な情報共有を実現することで、ヒューマンエラーのリスクを軽減します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで通知メールの宛先や件名、本文などを設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいフォルダを任意のフォルダIDで設定してください
• Gmailのメール送信オペレーションでは、送信先を自由に設定できます。また、件名や本文には固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名などの情報を埋め込むことも可能です

■注意事項

• Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。