GmailでPPTファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

■概要

メールで受信したPPTファイルを、毎回手作業でPDFに変換して共有フォルダに保存する作業に時間を取られていませんか。特に、オンラインで手軽にPPTをPDFへ変換したい場合でも、都度の操作は面倒なものです。このワークフローは、Gmailで特定のファイル付きメールを受信したことをきっかけに、RPAが自動でファイルをPDFに変換し、Google Driveへ保存します。定型的なファイル管理業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信したPPTファイルのPDF変換と保存作業を自動化したい方
• オンラインツールでのPPTからPDFへの変換を効率化したい方
• GmailやGoogle Driveでの手作業によるファイル管理に課題を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

• PPTファイルをオンラインでPDFに変換し、ドライブに保存する一連の流れが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル操作が不要になるため、変換ミスや保存先の誤り、対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定して、PPTファイルが添付されたメールを検知します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、受信したPPTファイルをPDFに変換するようブラウザ操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワードやラベルなどを任意で設定してください
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先となるフォルダのIDを任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691