■概要
Smartsheetで管理しているプロジェクト情報に合わせ、Microsoft SharePointに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかる上に、フォルダ名のミスや作成漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、SmartsheetとMicrosoft SharePointの連携を自動化し、特定の条件に合致する行が追加されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダを作成します。手作業による非効率を解消し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとMicrosoft SharePointを日常的に利用し、手作業での連携に課題を感じている方
- プロジェクト管理でSmartsheetを使い、SharePointで関連ファイルを整理しているチームのリーダーの方
- SmartsheetやMicrosoft SharePointを含むSaaS間の連携を自動化し、全社的な業務効率化を目指す担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetへの行追加をトリガーにフォルダが自動生成されるため、Microsoft SharePointを開いて手作業で作成する時間を短縮することができます。
- SmartsheetとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、フォルダの作成忘れや命名ルールの間違いといった人為的ミスを防ぎ、データ管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定して、フローボットを起動するシートを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定して、作成場所やフォルダ名を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Smartsheetの特定の列の値（例：ステータスが「新規」の場合など）を条件として設定してください。これにより、意図した行が追加された時のみフローを起動させることが可能です。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、フォルダ名にSmartsheetから取得したプロジェクト名や案件IDなどの情報を含めることができます。また、フォルダを作成するサイトや親フォルダも任意で指定してください。
■注意事項
- SmartsheetとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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